Aspectos importantes sobre el manejo y registro de los libros de socios y actas de asamblea.

21 de junio de 2017

 

Actualmente son tres clases de libros los que deben registrar todas las empresas sin importar el tipo societario. De acuerdo con el artículo 28 del Código de Comercio,  los libros que deben tener y registrar las sociedades son los de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios, este registro se realiza ante la Cámara de Comercio del domicilio de la empresa.

 

Cabe recordar que los libros de contabilidad, según la Ley Antitrámites, ya no se registran.

La principal importancia para realizar el registro de estos libros, se debe al valor probatorio que contienen, pero la eficacia de este valor se da cuando estos son llevados en debida forma y con el cumplimiento de los requisitos legales establecidos, ya que permiten dar mayor precisión en la información que se encuentra en controversia.

 

Por lo tanto, precisó la Superintendencia de Sociedades, que imprimir y adherir una hoja diferente desdibuja el concepto, pues altera los originales del libro y podría afectar el valor probatorio del documento como tal, en los términos de los artículos 57 y 58 del Código de Comercio.

 

Adicionalmente, el valor probatorio de las actas deben cumplir con algunas formalidades como estar firmadas por el presidente y el secretario designados en la reunión o asamblea o, en su defecto, por el revisor fiscal.

 

El libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables y, en general, todos los relacionados con el objeto social de la entidad.

 

Los hechos que consten en las actas serán probados con copias de las mismas autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad. Sin embargo, la copia o el acta correspondiente podrán ser tachadas de falsedad, de acuerdo con el artículo 189 del Código de Comercio.

 

Para las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S) de solo un socio, el acta puede ser firmada por el único socio, no es necesario que cuente con un presidente y secretario, ya que esta reunión desdibuja el concepto de asamblea de accionistas.

 

Según esta disposición, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados, distinguiendo cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continúa para cada uno de ellos.

 

Algunos puntos importantes para su registro son:

-       Los libros deben registrarse en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que al anterior le falten pocos folios por utilizar o que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico, como perdida, robo, etc, estas circunstancias deben ser probada para realizar un nuevo registro y proceder a su reconstrucción.

-    Los libros deben registrarse una vez se constituye la nueva sociedad, ante la autoridad o entidad competente la cual corresponde a la Cámara de Comercio del lugar en el que funcione el establecimiento, a nombre de la sociedad.

-    Las Cámaras de Comercio proporcionan la venta de los libros, en hojas sueltas, las cuales serán enumeradas y selladas para evitar su adulteración o adherir nuevas hojas al consecutivo.

-       El libro de actas de asamblea, es un documento público, por contener información sometida a registro, por lo cual su adulteración puede configurarse como un delito y su responsabilidad puede recaer en el administrador o Representante legal de la empresa.

 

Superintendencia de sociedades Concepto No 220-100402, de Mayo 16 de 2017.